Что касается бумажных документов, бухгалтеру зачастую необходимо руками устанавливать пометки о получении или подписании документа. Но, если использовать сервис ЭДО, такие статусы автоматически будут применяться ко всем вашим документам.
Так, например, по мере выполнения определённых действий документ автоматически меняет разные состояния, такие как “Ожидается извещение о получении” (документ отправлен, но ещё не пришло извещение о получении) “Ожидается подтверждение” (документ еще не подписан другой стороной), “Требуется утверждение” (получен входящий документ от контрагента, который в случае согласия нужно утвердить, подписать и отправить).
Состояния электронных документов в списке учёта
Перед отправкой электронного документа необходимо создать первичный документ по старинке и провести его. Затем, на основании документа учёта создаётся электронный документ, и подписывается электронной подписью.
В таком виде вы можете отправить его тем контрагентам, с которыми настроен ЭДО.
Для той “первички”, по которой ещё не завершены вышеупомянутые регламентные действия, можно воспользоваться отбором. Такой функционал доступен по команде «Настроить список».
Далее необходимо найти пункт «Состояние ЭДО» и кликнуть «Выбрать».
Готово! Теперь для отбора нужно добавить нужные поля со значением «Не равно»:
Не начат – на документ учета ещё не сформирован электронный документ.
На подписи – электронный документ сформирован, но не подписан.
Завершен – необходимые действия по данному электронному документу выполнены всеми участниками обмена.
Завершен с исправлением – выполнены все необходимые действия по обмену корректировочными документами после получения уведомления об уточнении.
Закрыт принудительно – электронный документ был изъят из активного документооборота.
Аннулирован – электронный документ аннулирован по соглашению обеих сторон.
По документам с такими статусами контроль не нужен.
После настройки нажмите на завершение и просматривайте все отобранные документы.
Точно так же можно сформировать список поступлений. Покупатель, получив электронный документ, должен его проверить, подписать электронной подписью и отразить в учете.
Для отбора таких документов укажите поля со значением «Не равно»:
Завершен
Завершен с исправлением
Аннулирован
Закрыт принудительно
Состояния электронных документов в списке документов
Из списка электронных документов реализации или поступлений можно перейти в рабочее место "Текущие дела ЭДО".
Этот раздел представляет собой специальное рабочее место для ЭДО, для которых ещё не завершён процесс документооборота. Для таких списков тоже возможен быстрый отбор.
Неотработанные документы во “Входящих” указывают на незаверщённый ЭДО процесс для соответствующих документов. Поэтому, ответственному сотруднику следует периодически просматривать этот раздел.
Обратите внимание на папку «На контроле» группы «Исходящие». Для таких документов ожидаются действия со стороны ваших контрагентов. В случае, если какие-то документы находятся там уже продолжительное время, ответственному сотруднику стоит связаться с контрагентом для завершения ЭДО.
Вы можете открыть документ непосредственно из связанного документа учета по кнопке «ЭДО» – «Посмотреть электронный документ».
